Con cantidades masivas de datos que se generan día tras día, las organizaciones requieren cantidades significativas de almacenamiento. Sin embargo, a medida que se acumulan los datos, muchos de ellos no son necesarios para los fines comerciales cotidianos. Sin embargo, no puede eliminarlo exactamente debido a preocupaciones comerciales y legales. Ahí es donde entra el archivo de datos.
¿Por qué archivar sus datos?
Hay muchas razones para archivar datos. Por ejemplo, las unidades de estado sólido de alto rendimiento le permiten acceder a la información de uso frecuente mucho más rápido que los dispositivos de almacenamiento tradicionales. Sin embargo, estas unidades de estado sólido no tienen tanta capacidad como sus equivalentes de unidades de disco duro.
Por lo tanto, mover archivos que ya no se necesitan de manera rutinaria fuera de estas unidades libera espacio para los datos actuales y reduce los costos. Como beneficio adicional, sacar la información del almacenamiento principal también puede generar mejoras en el rendimiento.
Si bien la reducción de los costos por gigabyte almacenado y la mejora del rendimiento son razones convincentes para archivar datos, el cumplimiento legal es otra. Ya sea que su empresa esté sujeta a una regulación específica de retención de datos o tenga inquietudes sobre la responsabilidad legal, archivar datos durante un período de tiempo prescrito puede ayudarlo a cumplir con las regulaciones o responder a solicitudes legales.
Otra razón para archivar datos es mejorar las copias de seguridad de la información. Cada día, su empresa genera nuevos datos, todos los cuales deben ser respaldados. Pronto, su conjunto de copia de seguridad de información puede ser demasiado grande para realizar una copia de seguridad de manera eficiente. Mientras tanto, los datos que deben archivarse no cambian, pero cada día se realiza una copia de seguridad. Al archivar estos datos, puede reducir el tamaño de sus copias de seguridad (y, por lo tanto, reducir los costos de las copias de seguridad).
Creación de una estrategia de archivo de datos
Según Dolphin, el archivo de datos debe respaldar una estrategia integral de gestión del ciclo de vida de la información. Para archivar sus datos de manera efectiva, debe comprender el ciclo de vida de sus datos. Como mínimo, deberá comprender lo siguiente:
- Cualquier obligación legal o normativa que afecte a sus datos
- Qué datos deben conservarse
- Cuánto tiempo se debe archivar la información
- En qué punto los datos se pueden destruir de forma segura
- Cómo se deben destruir los datos al final de su ciclo de vida
Los diferentes tipos de datos tienen diferentes períodos de retención de información que pueden o no estar determinados por las reglamentaciones estatales o federales (Fuente: "Registros de la empresa: qué debe conservar... y durante cuánto tiempo", Centro de capacitación de recursos humanos). Por ejemplo, los requisitos de retención de datos de recursos humanos varían según el estado y el tipo de datos.
Es posible que deba conservar algunos archivos, como los registros de ingresos y servicios de los empleados, de forma indefinida. Por otro lado, los informes diarios de tiempo, las prestaciones por discapacidad y enfermedad y los registros de asistencia generalmente se pueden descartar después de cuatro o cinco años.
En lo que respecta al cumplimiento legal, definitivamente querrá cumplir con las reglamentaciones aplicables, pero es posible que no desee mantener un registro más allá del período de tiempo obligatorio. ¿Por qué? Si lo hace, podría significar que la información está sujeta a descubrimiento legal, un riesgo innecesario. Para cualquier dato sujeto a requisitos legales o responsabilidad, trabaje con un abogado corporativo para garantizar que los datos se archiven y luego se destruyan de manera adecuada.
El archivado de datos elimina los datos a los que se accede con poca frecuencia de los sistemas de almacenamiento primario y los coloca en un almacenamiento de alta capacidad y bajo costo. Esto libera los sistemas de almacenamiento primario de alto rendimiento y, por lo general, más costosos de la empresa, al tiempo que permite a la empresa conservar la información durante el tiempo que considere necesario a un costo mucho menor. Mientras tanto, debería existir la necesidad de acceder a un archivo archivado, esos datos son fácilmente accesibles desde el archivo.
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